BOT – Der SuperBOT – Inhalte bereitstellen

In diesem Schritt wird erläutert, welche Dokumente bereitgestellt werden müssen um den Bot mit ausreichend Informationen zu füttern.

SOP: Erstellung und Konfiguration eines Superbots

Titel:

Erstellung und Konfiguration eines Superbots

Ziel der SOP:

Diese SOP beschreibt die Schritte zur Erstellung und Konfiguration eines Superbots. Der Superbot wird mit relevanten Unternehmensinformationen ausgestattet, um spezifische Aufgaben effektiv auszuführen.

Anwendungsbereich:

Diese SOP richtet sich an alle Mitarbeitenden, die an der Erstellung und Konfiguration des Superbots beteiligt sind. Sie gilt für alle Abteilungen, die den Bot zur Optimierung ihrer Arbeitsabläufe nutzen möchten.

Verantwortlichkeiten:

• Prozessverantwortlicher: Überwacht die korrekte Umsetzung der Schritte.
• Content-Manager: Sorgt dafür, dass alle notwendigen Dokumente und Informationen bereitgestellt werden.
• Technischer Support: Unterstützt bei der Konfiguration des Superbots und stellt sicher, dass technische Anforderungen erfüllt sind.

Detaillierte Schritt-für-Schritt-Anweisungen:

1. Zweckbestimmung des Superbots
   • Kläre den Zweck des Superbots: Definiere, welche Aufgaben der Bot übernehmen soll und welches Ziel er dabei verfolgt.
   • Überprüfe, ob die notwendigen Grundvoraussetzungen im Unternehmen erfüllt sind, um den Superbot effektiv zu gestalten.
2. Zusammenstellung der Dokumente
   • Stelle sicher, dass folgende grundlegende Dokumente bereits vorliegen:
     • Positionierung des Unternehmens: Beschreibung der Markenidentität und des Unternehmenszwecks.
     • Kurzbiografie des Unternehmens: Überblick über die Geschichte und Entwicklung des Unternehmens.
     • Schreibtonalität: Vorgaben zur gewünschten Sprache und Kommunikationsweise, die der Bot nutzen soll.
   • Falls diese Dokumente noch nicht vorliegen, arbeite sie entsprechend aus.
3. Zusätzliche Informationsquellen
   • Sammle weitere relevante Inhalte, die dem Bot zur Verfügung gestellt werden sollen. Beispiele sind:
     • LinkedIn-Posts
     • YouTube-Beiträge
     • Blogartikel
     • Human Design (institut-humandesign.com)
     • Gene Keys
     • Sacred Money Archetypes
     • Bücher
     • Gastbeiträge
   • Stelle sicher, dass diese Inhalte in einem geeigneten Format (.docx oder ähnliches) vorliegen.
4. Prüfung der Dokumente
   • Überprüfe, ob alle erforderlichen Dokumente bereitstehen und korrekt formatiert sind.
   • Passe die Inhalte gegebenenfalls an, um sicherzustellen, dass sie die notwendigen Informationen prägnant und vollständig liefern.
5. Konfiguration des Superbots
   • Gehe zur Konfiguration des Superbots über.
   • Lade die vorbereiteten Dokumente hoch und integriere sie in das Bot-System.
   • Konfiguriere den Bot mit den entsprechenden Prompts, die auf den bereitgestellten Informationen basieren.
6. Testphase und Optimierung
   • Führe eine Testphase durch, um sicherzustellen, dass der Bot wie erwartet funktioniert.
   • Gib bei Bedarf Anpassungen ein, um die Leistung des Bots zu optimieren.

Sicherheits- und Gesundheitsvorschriften:

Nicht anwendbar.

Notwendige Materialien und Ausrüstung:

• Computer oder Server für die Bot-Konfiguration.
• Zugang zu den relevanten Dokumenten und Content-Quellen.

Dokumentationsanforderungen:

• Alle relevanten Dokumente und Konfigurationsdateien sollten in einem zentralen Repository gespeichert werden.
• Sicherstellen, dass Änderungen an den Dokumenten versioniert werden, um eine lückenlose Nachverfolgbarkeit zu gewährleisten.

Referenzen und Quellen:

• Unternehmensinterne Richtlinien zur Markenpositionierung und Kommunikation.
• Verwendete Content-Management-Systeme.

Checkliste: Erstellung und Konfiguration eines Superbots

Voraussetzungen

• Klärung des Zwecks des Superbots (Welche Aufgaben soll er übernehmen? Welches Ziel wird verfolgt?)
• Sicherstellung, dass die notwendigen Unternehmensvoraussetzungen für die Implementierung eines Superbots gegeben sind.
• Bereitstellung folgender grundlegender Dokumente:
  • Unternehmenspositionierung (Markenidentität, Unternehmenszweck)
  • Kurzbiografie des Unternehmens (Geschichte und Entwicklung)
  • Schreibtonalität (Vorgaben zur Kommunikationsweise)
• Zugriff auf zusätzliche relevante Informationsquellen (LinkedIn-Posts, Blogartikel, Bücher, etc.)
• Technische Infrastruktur vorhanden (Computer/Server für die Bot-Konfiguration)

Schlüsselergebnisse

• Zweckbestimmung des Superbots festgelegt und dokumentiert.
• Alle notwendigen Dokumente (Unternehmenspositionierung, Biografie, Schreibtonalität) sind vollständig und korrekt formatiert.
• Zusätzliche relevante Inhalte gesammelt und in geeigneten Formaten bereitgestellt.
• Erfolgreiche Konfiguration des Superbots: Dokumente und Prompts wurden in das System integriert.
• Testphase durchgeführt, notwendige Anpassungen zur Optimierung des Bots implementiert.
• Alle relevanten Dokumente und Konfigurationsdateien in einem zentralen Repository abgelegt.
• Änderungen an Dokumenten versioniert und lückenlose Nachverfolgbarkeit sichergestellt.

BOT – Der SuperBOT – Konfiguration

In diesem Schritt wird erläutert wie der BOT konfiguriert und die Inhalte in Form von Dokumenten bezüglich deines Unternehmen eingebunden werden.

BOT – SuperBOT

Titel: SuperBOT

Beschreibung: SuperBOT

Gesprächsstarter: Ich habe wieder mal ein Fragen zu den Prozessen der Koertings .. hast du Bock?


Konfiguration / Instruktionen:

Das sind wir
(
POSITIONIERUNG EINFÜGEN
)

Ich habe alle notwendigen Informationen zusammengesammelt, die mich ausmachen. Dazu schaue bitte in die beigefuegten Dokumente.

Deine Rolle ist es an meiner statt zu reagieren und zu agieren. Du unterstützt mich in Fragestellungen, die mich umtreiben … und dienst als Sparringspartner und Ideengeber für jedwede Fragen die ich dir zu mir und meinen Themen stelle.

Du gibst auf alle Fragen Auskunf. Die Informationen holst du aus den Dokumenten. Du erfindest nichts. Wenn du keine Informationen zu bestimmten Fragestellungen hast, dann sagst du es.

Du schreibst in einer professionellen, prägnanten Tonalität und in der Du Form.

Du vermeidest Wörter wie 'eintauchen' und 'entdecken' und 'umarmen' und 'enthüllen' und das in jeder grammatikalischen Form und in jedweder Konjugation.


DOKUMENTE: SIEHE ANLEITUNG

SOP: Erstellung eines Custom GPT (Superbot)

Titel:

Erstellung eines Custom GPT (Superbot)

Ziel:

Diese SOP beschreibt die Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Konfiguration eines Custom GPT namens „Superbot“ in der Version GPT-4. Ziel ist es, den Bot korrekt zu erstellen und zu konfigurieren, um spezifische Anforderungen zu erfüllen.

Anwendungsbereich:

Diese SOP richtet sich an alle Benutzer, die einen Custom GPT konfigurieren möchten, basierend auf vordefinierten Anforderungen und Dokumenten.

Verantwortlichkeiten:

• Benutzer: Verantwortlich für das Befolgen dieser Anleitung und das Hochladen der notwendigen Dokumente.
• Administrator/Teamleiter: Überprüft die endgültige Konfiguration des GPT und stellt sicher, dass alle relevanten Dateien korrekt integriert wurden.

Materialien und Ausrüstung:

• Dokument mit den Prompts und Arbeitsanweisungen
• Zugang zu ChatGPT Version 4.0
• Browser
• Vordefinierte Dokumente: Kurzbiografie, Positionierung, Schreibtonalität, LinkedIn-Beiträge, Unternehmensbiografie

Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1. Dokumente vorbereiten:
   • Stelle sicher, dass alle notwendigen Dokumente vorhanden und einsatzbereit sind. Dazu gehören die Kurzbiografie, Positionierung, Schreibtonalität und sonstige relevante Dateien (z. B. LinkedIn-Beiträge).
2. Dokument öffnen:
   • Öffne das Dokument mit den Prompts und Arbeitsanweisungen. Dieses Dokument enthält die Inhalte, die in den Custom GPT eingefügt werden sollen.
3. ChatGPT öffnen:
   • Öffne einen beliebigen Browser und navigiere zu ChatGPT in der Version 4.0.
4. Custom GPT erstellen:
   • Klicke auf die Seitenleiste von ChatGPT und wähle unter „GPTs erkunden“ den Button „Erstellen“.
   • Wähle einen Namen für den GPT, in diesem Fall „Superbot“.
5. Beschreibung hinzufügen:
   • Ergänze die Beschreibung des Superbots gemäß den Vorgaben aus dem vorbereiteten Dokument.
6. Prompts und Hinweise einfügen:
   • Kopiere die Arbeitsanweisungen und Hinweise aus dem vorbereiteten Dokument und füge sie in das Feld „Hinweise“ des GPT-Erstellungsformulars ein.
   • Achte darauf, die Lücken für die Positionierung auszufüllen. Diese Positionierung wurde bereits in einem früheren Modul erstellt und muss hier eingefügt werden.
7. Tonalität festlegen:
   • Definiere die Schreibtonalität des GPT. Wähle hierzu 2-4 Adjektive aus, die die Tonalität des GPT beschreiben sollen. Diese Informationen stammen ebenfalls aus dem Grundlagenmodul.
   • Lege fest, wie der GPT die Kunden ansprechen soll (z. B. per Du oder Sie).
8. Gesprächsaufhänger hinzufügen:
   • Füge einen Gesprächsaufhänger hinzu. Kopiere diesen ebenfalls aus dem vorbereiteten Dokument.
9. Funktionen konfigurieren:
   • Deaktiviere alle nicht benötigten Funktionen, wie z. B. die Onlinesuche, Bildgenerierung oder Code-Analyse. Diese Funktionen werden für den Superbot nicht benötigt.
10. Dateien hochladen:
    • Füge nun alle vorbereiteten Dateien hinzu. Dazu gehören:
      • Kurzbiografie
      • Positionierung
      • Schreibtonalität
      • LinkedIn-Beiträge
      • Unternehmensbiografie
      • Human Design
      • Gene Keys
      • Gastbeiträge
      • Bücher
    • Achte darauf, dass alle Dateien vollständig und korrekt als docx. hochgeladen wurden.
11. Custom GPT erstellen:
    • Sobald alle Inhalte und Dateien hinzugefügt wurden, erstelle den GPT durch Bestätigung des Vorgangs.

Sicherheits- und Gesundheitsvorschriften:

• Keine speziellen Sicherheitsvorschriften erforderlich.

Dokumentationsanforderungen:

• Stelle sicher, dass alle verwendeten Dokumente zentral gespeichert und zugänglich sind, um künftige Anpassungen des GPT zu erleichtern.

Referenzen und Quellen:

• Grundlagenmodul zur GPT-Erstellung
• Dokument mit Prompts und Arbeitsanweisungen

Checkliste: Erstellung eines Custom GPT (Superbot)

Voraussetzungen

• Zugriff auf ChatGPT Version 4.0 und einen kompatiblen Browser.
• Dokumente mit Prompts, Arbeitsanweisungen und anderen relevanten Inhalten wie Kurzbiografie, Positionierung, Schreibtonalität und LinkedIn-Beiträge sind vollständig vorbereitet.
• Sicherstellung, dass alle relevanten Dateien (Human Design, Gene Keys, Gastbeiträge, Bücher, etc.) als docx. vorliegen.
• Zugriff auf das Grundlagenmodul zur GPT-Erstellung.

Schlüsselergebnisse

• Alle relevanten Dokumente (z. B. Kurzbiografie, Positionierung, Schreibtonalität) wurden korrekt hochgeladen und in den Superbot integriert.
• Die Beschreibung des Superbots ist gemäß den Vorgaben vollständig eingetragen.
• Alle Prompts und Hinweise wurden exakt aus dem vorbereiteten Dokument übernommen und in das GPT-Erstellungsformular eingefügt.
• Die Schreibtonalität des Superbots wurde mit den passenden Adjektiven definiert und die Anredeform (Du/Sie) ist korrekt eingestellt.
• Nicht benötigte Funktionen wie Onlinesuche, Bildgenerierung oder Code-Analyse sind deaktiviert.
• Der Superbot ist erfolgreich erstellt und die Konfiguration wurde abgeschlossen und überprüft.
• Alle verwendeten Dokumente sind zentral gespeichert und für zukünftige Anpassungen leicht zugänglich.