Automatisierung mit make.com – Google Drive & Mail anbinden

In diesem Modul erfährst du, wie die Automatisierung mit make.com ergänzt, damit die Ergebnisse des Make-Szenarios automatisch und zusammengefasst in deinem Google Drive und Mail Postfach landen.

SOP: Google Drive Anbindung und automatisierter E-Mail-Versand mit Make

Titel:

Google Drive Datei erstellen und per E-Mail komprimiert versenden

Zweck:

Diese SOP beschreibt den Prozess, wie Du innerhalb von Make einen Google Drive anbindest, eine Datei erstellst und diese anschließend automatisiert komprimiert per E-Mail versenden lässt. Der Prozess ermöglicht es, Ergebnisse in komprimierter Form direkt im E-Mail-Postfach zu empfangen.

Anwendungsbereich:

Dieser Prozess gilt für alle Make-Automatisierungen, bei denen Daten aus Google Drive genutzt und per E-Mail versendet werden sollen. Das Beispiel verwendet eine Podcast-Verarbeitung, ist jedoch auf beliebige Szenarien anwendbar.

Verantwortung:

• Anwender: Verantwortlich für die korrekte Einrichtung der Make-Automatisierung.
• Systemadministrator: Gewährleistung der Verbindung zwischen Make, Google Drive und dem E-Mail-Konto.

Benötigte Materialien und Ausrüstung:

• Make-Konto
• Google Drive-Konto
• E-Mail-Konto

Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1. Modul hinzufügen: Google Drive
   • Öffne Deinen Make-Prozess und klicke auf das kleine Plus-Symbol „Add another module“.
   • Wähle Google Drive aus der Liste der verfügbaren Apps.
   • Wähle den Trigger „Download a file“.
   • Stelle sicher, dass die Verbindung zu Deinem Google-Account weiterhin besteht.
2. File ID manuell eingeben
   • Unter „Enter a file ID“ wähle die Option „Manually“.
   • Gib die Document ID eines vorher erstellten Google Docs ein.
3. Ausgabeformat festlegen
   • Öffne die erweiterten Einstellungen (Advanced Settings).
   • Wähle das gewünschte Ausgabeformat für die Datei (z.B. PDF, Textformat).
   • Für das aktuelle Beispiel wird das Dokument als Word-Datei gespeichert.
4. Modul abschließen
   • Drücke auf „OK“, um die Verbindung zu diesem Modul abzuschließen.
5. Modul hinzufügen: E-Mail-Versand
   • Klicke erneut auf das Plus-Symbol „Add another module“.
   • Wähle „Email“ als Anwendung.
   • Wähle als Trigger „Send an Email“.
6. E-Mail-Konfiguration
   • Stelle sicher, dass die Verbindung zu Deinem E-Mail-Konto aktiv ist.
   • Unter „Save messages after sending“ wähle „No“ aus.
   • Gib unter „To“ die E-Mail-Adresse des Empfängers ein.
   • Lege einen Betreff fest (kein variabler Inhalt notwendig).
   • Wähle „Plain Text“ als Content-Type.
   • Beschreibe den Inhalt der E-Mail, um die Nachricht übersichtlich zu gestalten.
7. Dateianhang hinzufügen
   • Unter „Attachments“ klicke auf „Add an attachment“.
   • Wähle als File die Option „Google Drive: Download a file“.
   • Gib als Content-ID die File-ID von Google Drive ein.
8. Test durchführen
   • Starte eine Eingabe im Make-Prozess, um den Ablauf zu testen.
   • Überprüfe, ob die E-Mail mit der komprimierten Datei im Postfach ankommt.

Sicherheits- und Gesundheitsvorschriften:

• Keine speziellen Sicherheitsvorschriften erforderlich.

Dokumentationsanforderungen:

• Dokumentiere die Konfigurationen der verwendeten Module für spätere Anpassungen.

Referenzen und Quellen:

• Make Help Center
• Google Drive API Documentation

Checkliste: Google Drive Datei erstellen und per E-Mail komprimiert versenden

Voraussetzungen

• Make-Konto ist eingerichtet und zugänglich.
• Google Drive-Konto ist verbunden und verfügbar.
• E-Mail-Konto ist mit Make verbunden.
• Die entsprechende Google Drive-Datei ist bereits erstellt und die Document ID liegt vor.

Schlüsselergebnisse

• Google Drive Modul erfolgreich hinzugefügt
  • Verbindung zu Google Drive aktiv.
  • Trigger „Download a file“ ausgewählt.
  • File-ID der gewünschten Datei korrekt eingegeben.
• Ausgabeformat festgelegt
  • Dokument wurde als gewünschtes Dateiformat (z.B. Word, PDF) gespeichert.
  • Modul erfolgreich abgeschlossen.
• E-Mail Modul erfolgreich hinzugefügt
  • Verbindung zum E-Mail-Konto bestätigt.
  • Empfängeradresse und Betreff korrekt eingetragen.
  • Content-Type als „Plain Text“ festgelegt.
• Anhang zur E-Mail hinzugefügt
  • Datei von Google Drive als Anhang erfolgreich eingebunden.
  • Content-ID korrekt angegeben.
• Test erfolgreich durchgeführt
  • E-Mail mit komprimiertem Anhang wurde erfolgreich versendet und im Postfach empfangen.