Aufzeichnung des Calls …

Anwendungsfall: Digitalisierung und Strukturierung von handschriftlichen Notizen für Meetings und Events

1) <WER> – Ich bin… (Kontext):
Ich bin Sebastian Scholz, Senior Manager im Bereich Halbleiter bei Capgemini Engineering, Innovationsmentor und Experte für KI-Strategien. In meiner Rolle bin ich regelmäßig an internen sowie externen Meetings und Branchen-Events beteiligt. Bei diesen Veranstaltungen fallen häufig Notizen an, die sowohl handschriftlich als auch digital vorliegen. Diese sind oft unstrukturiert und werden von verschiedenen Personen in unterschiedlichem Stil verfasst, was die Weiterverarbeitung erschwert.

2) <WAS> – Ich will… (Ergebnis/Ziel):
Ich möchte eine effiziente Möglichkeit schaffen, handschriftliche und unstrukturierte Notizen aus Meetings und Events digital zu erfassen und strukturiert aufzubereiten. Ziel ist es, eine gut lesbare und einheitliche Zusammenfassung zu erhalten, die als offizielle Dokumentation genutzt werden kann und den Lesern schnell einen Überblick über die besprochenen Themen, Entscheidungen und To-Dos bietet.

3) <WEN> – Für… (Wer, die Zielgruppe):
Die strukturierte Dokumentation ist für mein Team bei Capgemini Engineering, unsere Kunden sowie Partner und Stakeholder im Bereich Halbleiter gedacht, die sich auf die wichtigsten Erkenntnisse und Entscheidungen aus den Meetings konzentrieren möchten.

4) <WOFÜR> – Damit… (Nutzen, der durch das Ergebnis entsteht):
Eine strukturierte und gut lesbare Aufbereitung der Meeting-Inhalte ermöglicht es meinem Team und unseren Stakeholdern, effizienter auf Informationen zuzugreifen und Entscheidungen auf einer fundierten Basis zu treffen. Dies spart Zeit bei der Nachbereitung und erhöht die Verlässlichkeit und Einheitlichkeit der Informationen. Langfristig steigert es die Effizienz in der Zusammenarbeit und verbessert die Qualität unserer internen und externen Kommunikation.

5) <VORHANDEN> – Was ist vorhanden:
Es gibt zahlreiche handschriftliche Notizen und digitale Mitschriften aus verschiedenen Meetings und Events, die teilweise als Scans oder Fotos vorliegen. Eine Vorlage für die gewünschte Struktur einer professionellen Meeting-Zusammenfassung ist ebenfalls vorhanden.

6) <FEHLT> – Was fehlt… (Hindernisse/Herausforderungen):
Die handschriftlichen Notizen sind oft schwer lesbar und unstrukturiert, was eine automatisierte Verarbeitung erschwert. Die Inhalte variieren stark in Schreibweise und Stil, was die Konsistenz der Dokumentation beeinträchtigt. Es fehlt eine Möglichkeit, die Notizen in eine einheitliche Struktur zu bringen und den Text stilistisch so zu verbessern, dass er klar und professionell wirkt.

Aufgabe für die Gruppen:
Entwickelt eine KI-gestützte Lösung, die Sebastian dabei unterstützt, handschriftliche Notizen und unstrukturierte Mitschriften aus Meetings und Events automatisch zu digitalisieren und in eine professionelle, strukturierte Form zu bringen. Die Lösung sollte:

1. Handschriftliche Notizen mit hoher Genauigkeit erkennen und digitalisieren (z.B. mittels OCR-Technologie).
2. Die Inhalte entsprechend einer vorgegebenen Struktur ordnen, beispielsweise in Kategorien wie „Agenda“, „Diskussionspunkte“, „Entscheidungen“, „To-Dos“.
3. Den Text stilistisch aufbereiten, sodass die Informationen prägnant und leicht verständlich sind und als offizielle Meeting-Dokumentation genutzt werden können.

Optional: Überlegt, ob ein Training zur Verbesserung der Strukturierung und Lesbarkeit der Notizen in die Lösung integriert werden kann, um die Notizen zukünftiger Meetings von vornherein besser auf die Digitalisierung vorzubereiten.

Herausforderungen für die Lösung:

• Unterschiedliche Handschriften und individuelle Notizstile erschweren die automatisierte Erkennung.
• Die Lösung muss flexibel genug sein, um verschiedene Meeting-Inhalte in einer konsistenten Struktur und mit einem professionellen Schreibstil darzustellen.
• Eine hohe Verarbeitungsgenauigkeit ist erforderlich, um sicherzustellen, dass keine wichtigen Informationen verloren gehen.