KI-Solutions 28.07.2025 - Gruppe 3 - Outbound Telefonbot
KI-Solutions 28.07.2025 – Gruppe 3 – Outbound Telefonbot – Vorstellung des AWF
In diesem Abschnitt des Calls stellt Birgit ihren konkreten Anwendungsfall im Rahmen der KI-Solutions vor: den Aufbau eines Outbound-Telefonbots, der Interessenten aktiv telefonisch kontaktiert.
Ziel des Bots:
Birgits Hauptanliegen ist es, ein virtuelles Vertriebsteam zu etablieren – als bewusste Alternative zum klassischen Vertriebsteam. Der geplante Bot („Birgit-Bot“) soll automatisiert Erst- und Orientierungsgespräche führen mit Menschen, die bereits in Kontakt mit dem Unternehmen standen, aber noch nicht Teil der weiterführenden Programme sind.
Einsatzszenarien:
-
Kontaktaufnahme mit Teilnehmern, die sich bereits für Webinare oder Challenges angemeldet haben
-
Begrüßungsgespräche mit Buchkäufernoder KI-Café-Besucher
-
Erstgespräche zur Bedarfsermittlung und Vorqualifizierung
-
Unterstützung bei offenen Fragen oder technischen Schwierigkeiten
Umsetzungsidee:
Der Bot soll über verschiedene, situationsspezifische Skripte verfügen und flexibel in unterschiedlichen Gesprächsszenarien eingesetzt werden können. Als erstes Minimal Viable Product (MVP) wird ein Szenario definiert, in dem der Bot Personen 4–8 Wochen nach ihrer Interaktion (z. B. Buchkauf, Webinar-Teilnahme) anruft, ein kurzes Begrüßungsgespräch führt und bei Bedarf auf Supportmöglichkeiten hinweist.
Birgit betont, dass der Bot dabei nicht nur automatisiert agieren, sondern auch echte Gesprächsqualität liefern und so einen echten Mehrwert für Interessenten schaffen soll.
Fazit:
Der „Outbound Birgit-Bot“ ist als skalierbare Lösung gedacht, um eine persönliche und strukturierte Kommunikation mit einer großen Zahl an Interessenten sicherzustellen – ohne den Aufbau eines klassischen Vertriebsteams.
KI-Solutions 28.07.2025 – Gruppe 3 – Outbound Telefonbot – Innovationsrahmen
Im zweiten Teil des Trainingscalls präsentiert Birgit gemeinsam mit ihrer Arbeitsgruppe die weiterentwickelte Konzeption des Outbound-Telefonbots – nun konkret im Innovationsrahmen strukturiert.
Ziel des Bots:
Zwei zentrale Zielsetzungen wurden definiert:
-
Erhöhung der Show-Up-Rate bei Online-Formaten von derzeit ca. 50 % auf idealerweise bis zu 75 %.
-
Frühzeitiger Aufbau von Kundenbindung, z. B. durch Einwahl in die School-Community noch vor dem Event.
Technische Umsetzung:
-
Anbindung an das bestehende CRM, um qualifizierte Kontaktdaten bereitzustellen.
-
Fonio als zentrales Tool zur Durchführung der Telefonate.
-
Definition von Triggern und Abhängigkeiten, um den optimalen Zeitpunkt für den Anruf festzulegen (abhängig vom Anmeldezeitpunkt und Anzahl der Kontakte).
-
Erstellung und Training geeigneter Skripte und Trainingsdaten, um den Bot lernfähig und kontextsensibel zu machen.
-
Aufzeichnung einer individuellen Stimme mithilfe eines speziell entwickelten KI-Skripts (30 Minuten mit relevanter Terminologie), um eine möglichst natürliche Interaktion zu ermöglichen.
-
Integration zusätzlicher Tools wie Close, Make, Google Sheets, optional auch E-Mail, WhatsApp, SMS, je nach Informationsbedarf.
Funktionale Schwerpunkte:
-
Validierung der Teilnahmevoraussetzungen.
-
Versand fehlender Informationen.
-
Beantwortung häufiger Fragen rund um das Online-Format (durch Integration definierter FAQs).
-
Stärkung der Verbindlichkeit und Orientierung für Teilnehmende.
Qualitätsanspruch:
Besonderer Fokus liegt auf der emotionalen Qualität der Kommunikation – der Bot soll nicht nur funktional, sondern auch wertschätzend wirken. Ziel ist, dass Angerufene sich gut abgeholt fühlen und die Hürden zur Teilnahme am Format reduziert werden (z. B. durch Hilfe beim Auffinden des Zugangslinks).
Zielgruppen:
-
Primär: Personen, die sich bereits für Online-Formate angemeldet, ein Buch gekauft oder sich anderweitig als Leads qualifiziert haben.
-
Sekundär: Bestehende Kund:innen.
-
Langfristig: Potenziell auch für echte Cold Calls einsetzbar (z. B. als Alternative zu bezahlter Werbung).
Innovationsrahmen:
-
Warum KI?
Um fehlende personelle Ressourcen im Telefonkontakt zu kompensieren, stabile Qualität zu gewährleisten und ungeliebte oder repetitive Aufgaben effizient zu automatisieren. Zudem ermöglicht die KI eine sofortige Reaktion auf definierte Trigger – unabhängig von Krankheit, Urlaub oder Verfügbarkeit von Mitarbeitenden. -
Evolutionärer Ansatz:
Der Bot soll das bestehende Support-Team unterstützen und entlasten – also ergänzend, nicht ersetzend wirken. -
Revolutionärer Ausblick:
Denkbar ist langfristig der Einsatz für Outbound-Akquise im Cold-Calling-Bereich, ggf. sogar als Alternative zu klassischen Werbekampagnen.
Qualitätssicherung:
-
A/B-Tests zwischen Bot- und Mensch-geführten Anrufen, um Effektivität und Nutzerreaktionen zu vergleichen.
-
Aufbau eines Dashboards zur Erfolgs- und Qualitätsmessung (z. B. Show-Up-Rate, Support-Anfragen, Community-Beitritte).
Geplante Erfolge:
-
Erhöhung der Show-Up-Rate deutlich über 50 %.
-
Reduktion von Supportanfragen vor Events durch frühzeitige Klärung und Kommunikation.
-
Steigerung der Einwahl in die School-Community.
-
Nutzung bestehender Komponenten aus dem Inbound-Bot (z. B. Seelenprompt), um Synergien zu schaffen.
Fazit:
Der Outbound-Telefonbot wird als skalierbare, intelligente Schnittstelle zwischen Unternehmen und Leads aufgebaut – mit klarem Fokus auf Verbindlichkeit, Automatisierung und menschlicher Nähe durch KI.
Coming soon …
…