In diesem Segment zeigt Tanja live, wie du mit dem Cowork-Assistenten in Microsoft Copilot eine automatisierte E-Mail-Triage aufsetzt – inklusive Kategorisierung, vorformulierten Entwürfen mit „Draft by Cowork“-Kennzeichnung und täglich geplanter Ausführung in der Cloud. Du erfährst, warum Human in the Loop dabei zentral bleibt, wo Microsoft Risikomeldungen einblendet und welche Lizenz du wirklich brauchst, damit der Agenten-Bereich überhaupt sichtbar wird.

E-Mail-Triage mit Cowork: Der konkrete Use Case

Tanja zeigt live, wie sich der Cowork-Assistent im Microsoft-Ökosystem nutzen lässt, um den Posteingang in den Griff zu bekommen. Der entscheidende Vorteil: Du musst nichts extra anbinden – kein MCP, keine externen Tools. Outlook, Word, Excel und PowerPoint sind bereits Teil des Ökosystems, in dem Cowork arbeitet.

Der Prompt-Aufbau folgt einer klaren Logik:

E-Mails sollen mit Hilfe von Copilot bearbeitet, strukturiert und Antworten vorformuliert werden.
Vier Kategorien: dringend, wichtig, Info und später.
Für jede Mail wird ein Entwurf im Entwürfeordner abgelegt – nicht automatisch verschickt, weil der Mensch nochmal drüberschauen soll.
Entwürfe werden mit dem Tag „Draft by Cowork“ gekennzeichnet, damit du sie sofort erkennst.
E-Mails der Kategorie dringend werden direkt vorbeantwortet, für Info und wichtig gibt es Zusammenfassungs-Mails.

Ein wichtiger Hinweis zum Prompten: Im Chatfenster lässt sich über das Stiftsymbol ein Textformatierer öffnen. Dort kannst du mit Absätzen, Stichpunkten und Enter arbeiten, ohne dass der Prompt vorzeitig abgeschickt wird.

Human in the Loop und Rückfragen

Tanja ergänzt im Prompt grundsätzlich: „Frag mich, ob du noch Fragen hast.“ Cowork stellt dann gezielte Rückfragen, oft mit komfortablen Auswahlfenstern zum Klicken statt zum Tippen – zum Beispiel:

Welcher Zeitraum (24 Stunden, 7 Tage, 30 Tage)?
Sprache der Original-Mail oder Übersetzung?
Wie mit Newslettern umgehen?
Sollen bei fehlenden Infos Platzhalter eingesetzt werden?

Erst wenn diese Fragen geklärt sind, geht Cowork an die Arbeit. Du siehst am Rand die Prozessschritte und kannst parallel eine neue Session starten, weil der Agent im Hintergrund weiterarbeitet.

Wiederkehrende Planung: Cowork als Mitarbeiter

Wenn dir das Ergebnis gefällt, kannst du den gesamten Workflow wiederkehrend planen. Tanja zeigt das am Beispiel „täglich 7 Uhr“: Cowork führt die E-Mail-Triage jeden Morgen automatisch durch. Du kommst an den Rechner und findest die vorformulierten Entwürfe bereits im Postfach.

Auf Nachfrage von Dirk bestätigt Tanja den entscheidenden Punkt: Das läuft komplett in der Cloud. Dein Rechner muss nicht an sein, du musst nicht angemeldet sein. Das ist ein wesentlicher Unterschied zu Claude Cowork, wo eine lokale Sitzung gebraucht wird.

Im geplanten Bereich kannst du den Workflow:

aktivieren und deaktivieren
den Zeitplan feinjustieren
den hinterlegten Prompt nochmal nachschärfen

Skills: Mehr als nur Stil und Design

Tanja weist darauf hin, dass Cowork-Skills weit über das hinausgehen, was man von Claude kennt (Design-Skills, Sprach-Skills, „Alles über mich“). Mit Skills lassen sich auch wiederkehrende Aufgaben erstellen und steuern – ein Aspekt, der in einem späteren Segment vertieft wird.

Lizenz-Stolperstein: Copilot Business ist Pflicht

Während der Live-Session zeigt sich, dass Thomas und Angela den Agenten-Bereich nicht sehen. Tanjas Diagnose: Wenn du im Chat oben keine Auswahl zwischen „Arbeit“ und „Web“ hast, fehlt dir die richtige Lizenz. Voraussetzung ist eine Copilot Business Lizenz (nicht eine reine Microsoft 365 Add-on Lizenz mit anderem Icon).

Wenn du Cowork Frontier im Agenten-Menü nicht direkt siehst, kannst du auf „Alle Agents“ gehen und nach „Cowork“ suchen, ihn dort hinzufügen und damit für deinen Arbeitsbereich aktivieren – so hat es Thomas in der Session schließlich erfolgreich gemacht.

Risikohinweise und Anhänge

Anina fragt nach den Risikomeldungen, die Microsoft selbst einblendet. Tanja erklärt:

Microsoft kategorisiert Aktionen des Agenten in Risikostufen – zum Beispiel, wenn Cowork einen externen Link in einer E-Mail aufrufen oder Inhalte verarbeiten will.
Diese Meldungen beziehen sich auf die Agenten-Aktion, nicht primär auf den Datenschutz der Mail-Inhalte selbst.
Human in the Loop bleibt zentral: Cowork verschickt nichts ungefragt. Wenn der Agent senden will, fragt er nach.
In den Meldungen kannst du dir die genaue Beschreibung anzeigen lassen und bei Unsicherheit Rücksprache mit deiner IT halten.
Ob Cowork auch Anhänge scannt oder nur die E-Mail-Inhalte, will Tanja noch verifizieren.

Das Kernprinzip dieses Segments

Cowork wird hier nicht als Spielzeug, sondern als planbarer, autonom arbeitender Mitarbeiter im Microsoft-Ökosystem gezeigt. Du definierst die Kategorien, die Regeln und den Rhythmus – Cowork triagiert, formuliert vor, fasst zusammen und legt alles dort ab, wo du es brauchst. Du behältst die letzte Entscheidung: Senden, anpassen oder verwerfen.

Tanja Förster baut live einen neuen Cowork-Skill für die Auswertung von Vertriebs-Call-Transkripten – inklusive anonymisierter Bewertung, Stärken/Schwächen-Analyse und Word-Output im eigenen Design. Du erfährst, wie der iterative Skill-Builder-Prozess funktioniert, wie du Skills miteinander verknüpfst, wo Cowork seine Dateien ablegt und welche Grenzen es bei Skill-Sharing in Microsoft 365 gibt. Außerdem: Tipps für E-Mail-Drafts, Morning-Briefings und Meeting-Vorbereitung mit Cowork.

Einen neuen Skill in Cowork anlegen

Skills werden in Cowork iterativ gebaut – nicht in einem großen Prompt, sondern Schritt für Schritt im Dialog mit dem Skill-Creator. Im Beispiel entsteht ein Skill, der Transkripte von Vertriebscalls auswertet: anonymisiert, mit drei guten und drei schlechten Punkten sowie Vorschlägen, was besser hätte laufen können.

Der Skill-Creator erkennt automatisch, dass ein weiterer Skill nötig ist, und fragt zurück, ob er einen bestehenden ersetzen oder einen neuen anlegen soll. Danach klärt er Format und Tiefe der Auswertung:

Soll das Ergebnis nur im Chat erscheinen?
Soll zusätzlich ein Dokument zum Abspeichern entstehen?
Oder beides – Chat plus vollständiges Word-Dokument im eigenen Stil?

Wichtig: Nach dem Erstellen kann es bis zu einem Tag dauern, bis Microsoft den Skill vollumfänglich kennt. Testen kannst du ihn aber sofort im Cowork-Bereich.

Anonymisierung und Skill-Verkettung

Der Skill-Creator fragt aktiv nach der Anonymisierungsstufe – hier hast du verschiedene Optionen und entscheidest, wie weit Namen und Daten unkenntlich gemacht werden.

Spannend wird es bei der Verkettung: Weil im Beispiel ein Word-Dokument im eigenen Design gewünscht ist, zieht Cowork automatisch den bereits vorhandenen Word-Skill mit hinein. Das heißt umgekehrt:

Wenn du für andere Personen oder Zielgruppen baust, musst du den passenden Word-Skill explizit benennen (z.B. „nutze bitte Word-Skill XY“).
Du kannst Skills auch direkt im Chat-Eingabefeld oben mit auswählen und damit gezielt steuern, welcher Skill genutzt wird.
In deinem Haupt-Skill kannst du festlegen, dass er als Default greift, außer du wählst aktiv etwas anderes aus.

Skill-Weitergabe: Was geht, was nicht

Eine Teilnehmerfrage zielt darauf, ob sich Cowork-Skills wie Microsoft-Agenten an Kollegen ohne Bezahlversion weitergeben lassen. Klare Antwort: Nein. Cowork-Inhalte kannst du nicht an Nicht-Bezahl-User weitergeben.

Auch unter Bezahl-Usern gibt es aktuell keinen direkten Skill-Austausch wie bei geteilten Prompts. Der Workaround:

1. Lass dir den Inhalt deines Skills von Cowork ausgeben.
2. Gib diesen Inhalt an Kolleginnen und Kollegen weiter.
3. Sie bauen den Skill in ihrer eigenen Cowork-Umgebung nach.

Für große Unternehmen mit 300+ Usern, die einen zentralen PowerPoint-Skill ausrollen wollen, ist das unschön – eine offizielle Microsoft-Lösung im Core-System für unternehmensweite Skill-Verteilung ist Tanja bisher nicht bekannt.

Wo Cowork seine Dateien ablegt

Die fertige Vertriebscall-Auswertung kannst du dir in der Vorschau ansehen, aber nicht direkt von dort öffnen. Du musst in den Ausgabeordner gehen:

Microsoft legt dafür automatisch einen Cowork-Ordner an.
Findest du ihn nicht, suche nach „Kollege“ – Microsoft übersetzt „Cowork“ intern manchmal eigenmächtig ins Deutsche.
Tipp: Benenne den Ordner nicht um. Sonst findet Microsoft den Pfad eventuell nicht mehr.
Im Kollegen-Ordner liegt unter „Session“ zu jeder Cowork-Arbeitssession das jeweilige Ergebnis.

Alternativ kannst du im Cowork-Interface direkt auf „Herunterladen“ oder „In Word öffnen“ gehen und das Dokument frei ablegen.

Selbstkorrektur und Optimierung von Skills

Cowork überprüft sich beim Erstellen des Word-Dokuments mehrfach selbst – Farben, Schrift, Layout. Auch wenn zwischendurch eine Vorschau „schibbig“ aussieht: Solange das Häkchen fehlt, ist der Skill noch nicht fertig.

Bestehende Skills lassen sich jederzeit nachschärfen. Du gehst in den Skill und sagst zum Beispiel: „Ich möchte den Vertriebscoach-Skill ändern – bitte stärker grafisch“ oder „bitte weniger grafisch“. Cowork passt den Skill für dich an.

E-Mail-Draft-Skill als nächster Schritt

Tanja arbeitet aktuell an einem E-Mail-Draft-Skill, der Copilot präziser an ihren Schreibstil heranführt. Copilot lernt zwar von selbst aus gelesenen E-Mails, aber:

Die Einschränkungen aus Outlook werden im agentischen Modus aktuell nicht immer berücksichtigt.
Über die Skill-Verwaltung kannst du Cowork gezielt anweisen, deine E-Mails zu analysieren und einen sauberen Draft-Skill aufzubauen.

Beispielergebnis der Vertriebscall-Auswertung

Das fertige Auswertungs-Dokument enthält:

Eine Gesamtbewertung des Calls
Kontext und Rahmen
Stärken – was lief gut
Schwächen – was lief schlecht und was wäre die bessere Alternative gewesen

Das ist nicht nur intern wertvoll, sondern auch ein klar verkaufbares Angebot – etwa für Vertriebsteams oder für Coaches, die sich selbst coachen wollen.

Weitere Anwendungsfälle für Cowork

Tanja zeigt eine ganze Reihe von Cowork-Use-Cases, die sich lohnen, in den eigenen Workflow zu übernehmen:

Morning-E-Mail-Briefing: Cowork durchforstet morgens ungelesene Mails und liefert die Top 3 als Zusammenfassung.
Meeting-Vorbereitung: Cowork erstellt eine 360°-View auf den Kunden. Idee zum Ausprobieren: Cowork prüft, ob es schon Kontakt gab. Falls ja – Inhalte aus vorherigen Terminen. Falls nein – Recherche im Internet oder auf LinkedIn.
Als laufender Prozess statt einmaliger Last-Minute-Aktion: Cowork geht jeden Morgen alle Termine des Tages durch und legt fertige Briefings bereit. So entsteht ein echter Assistent.
Meeting-Transkript-Auswertung und Vertriebscall-Coaching wie im Live-Beispiel.

Cowork als Bild- und App-Generator

Cowork hat aus einem siebenminütigen Transkript bereits eine Präsentation mit Grafiken gebaut. Mit besserem Prompting – inklusive konkreter Vorgaben, wie die Bilder aufgebaut sein sollen – lassen sich die Ergebnisse deutlich verbessern.

Tanjas Tendenz: Wenn die Bildqualität noch etwas zulegt, ersetzt Cowork bei ihr das Gamma-Abo komplett.

Zusätzlich kannst du mit Cowork kleine Anwendungen im Index-HTML-Format bauen – ähnlich wie bei anderen Tools. Für die Veröffentlichung im Microsoft-Universum gibt es außerdem den App-Builder, der eher auf Unternehmenskontext und nicht auf offene Lovable-artige Apps zielt.

Take-aways

Cowork-Skills entstehen iterativ im Dialog – beantworte die Fragen sauber, statt einen Mega-Prompt zu schreiben.
Skill-Verkettung funktioniert automatisch, aber für fremde Zielgruppen musst du den passenden Stil-Skill explizit nennen.
Es gibt keinen Skill-Marktplatz – Skills wandern nur über Inhaltsexport und Nachbau in der Bezahlversion.
Cowork legt Ergebnisse im „Cowork“- bzw. „Kollege“-Ordner unter „Session“ ab – nicht umbenennen.
Denke Cowork nicht nur reaktiv, sondern als dauerhaft laufenden Assistenten für Morgenbriefings, Meeting-Vorbereitung und Vertriebscoaching.

Tanja stellt den Copilot-„Werkzeugkasten“ vor: Wann nutzt du den klassischen Copilot-Chat, wann Cowork für Mehrschrittaufgaben, wann die neuen Notebooks als Projektgedächtnis – und wann werden daraus geteilte Pages? Du bekommst praktische Anwendungsfälle (Kundenprojekte, Onboarding-Wikis), einen ehrlichen Vergleich zu OneNote und Obsidian sowie einen ersten Ausblick auf Agents und Copilot Studio.

Drei Werkzeuge, drei Zwecke: Copilot, Cowork, Notebooks

Im Copilot-Ökosystem gibt es mehrere Werkzeuge, die nebeneinander existieren und jeweils einen eigenen Zweck erfüllen. Wichtig ist, sie auseinanderhalten zu können, damit du nicht mit Kanonen auf Spatzen schießt.

Copilot-Chat: Dein Werkzeug der Wahl, wenn du Informationen suchst – z.B. „Finde mir die PowerPoint zur Langdoc-Schulung“. Hier brauchst du nicht die volle Power von Cowork. Vorteil: Du kannst festlegen, dass nur OpenAI-Technologie genutzt wird, und umgehst damit das Thema EU-Boundary.
Cowork: Für Mehrschrittaufgaben, die du delegieren willst. Wenn solche Aufgaben auch für andere Mitarbeitende im Unternehmen gelten sollen, baust du sie als Agent (mehr dazu in der nächsten Session inklusive Blick ins Copilot Studio).
Notebooks: Das Projektgedächtnis, in dem du Quellen bündelst und auf das Cowork bei Bedarf zugreifen kann. So entsteht ein vernetztes System aus Chat, Aufgabe und Wissen.

Ausblick: Agents und Copilot Studio

Agents baust du im Copilot Studio. Aktuell gibt es einen Testzeitraum, der – Stand jetzt und unter uns – von Microsoft immer wieder verlängert wird. Wenn das Tool kostenpflichtig wird, ist es relativ teuer. Die gute Nachricht: Es muss nicht jede Person im Team Copilot Studio buchen. Eine Person erstellt die Agents, alle anderen nutzen sie – dafür braucht es das Studio selbst nicht mehr.

Tipp: Prüf schon jetzt, ob du in deiner Organisation Zugriff auf das Copilot Studio bekommst, damit du in der Folge-Session live mit reinschauen kannst.

Notebooks: Notebook LM Light im Microsoft-Universum

Die Notebooks (Notizbücher) sind aktuell etwas versteckt – du findest sie über die neun Punkte oben rechts im Apps-Menü. Sie sind eine Art Notebook LM in Light, eingebettet ins Microsoft-Ökosystem.

So arbeitest du damit:

Du legst Quellen ins Notebook: Dateien, Protokolle, Excel-Listen, Budgets – praktisch alles.
Hat das Notebook das Thema verstanden, schlägt es dir aus deinem Ökosystem weitere passende Quellen vor, die du per Plus hinzufügst.
In der Übersicht baust du dir z.B. eine Audioübersicht – das kennst du aus Notebook LM und entspricht dort dem Studio-Bereich.
Im Chat stellst du Fragen zu den Quellen, etwa: „Erstelle mir aufgrund der Unterlagen eine Checkliste für meine Workshops.“

Wichtige Stolperfalle: Der Chat-Inhalt ist nicht automatisch im Notebook gespeichert. Wenn du etwas Schönes erarbeitet hast und einen neuen Chat aufmachst, ist es weg. Über das Stift-Symbol machst du aus der Antwort eine Page – erst dann ist sie dauerhaft im Notebook gesichert. Alternativ kannst du die Antwort kopieren.

Pages: Aus dem Notebook ins Team

Hast du einmal eine Page erstellt, kannst du sie freigeben:

An dein gesamtes Projektteam oder einzelne Personen weitergeben.
Alle im selben Tenant können von überall darauf zugreifen.
Du kannst aus der Page sogar eine Loop-Komponente machen und in eine E-Mail einbetten. Änderst du dann etwas in der Page, aktualisiert sich der Inhalt in der E-Mail automatisch mit.

Notebooks vs. OneNote vs. Obsidian

Eine häufige Frage: Was hat das mit OneNote zu tun? Antwort: nichts. Es sind getrennte Apps. OneNote wird Gerüchten zufolge nicht mehr weiterentwickelt und perspektivisch durch Notebooks und Pages abgelöst.

Praktische Einordnung:

Für Kollaboration sind Notebooks und Pages deutlich angenehmer als OneNote.
OneNote ist teils sperrig und hat bekannte Synchronisationsprobleme zwischen Geräten – Notebooks und Pages liegen rein online, das Problem entfällt.
Dafür kannst du mit OneNote auch offline arbeiten (z.B. im Keller ohne Empfang) – das geht mit Notebooks nicht.
Obsidian als Drittalternative bleibt attraktiv, weil es sich nicht nur aus Microsoft speist und du schnell per App Inhalte erfassen kannst.

Wer heute stark in OneNote investiert ist, muss nicht panisch umziehen – aber neue Strukturen würde Tanja eher in Notebooks und Pages aufbauen.

Anwendungsfälle für Notebooks

Notebooks sind explizit für die Zusammenarbeit zu einem Thema oder Projekt gedacht. Microsoft liefert dazu u.a. folgende Ideen:

Kundenprojekte: Alle Angebote, Protokolle, Mails und Notizen zu einem Kunden bündeln und immer wieder darauf zugreifen.
Produktwissen: Deine Produktinfos zentral hinterlegen.
Onboarding-Wiki: Eine Wissensbasis für neue Mitarbeitende bauen und ihnen gezielt zur Verfügung stellen.

Ein typischer Schmerzpunkt aus dem Call: Teams, die ihre Minutes of Meeting in OneNote führen, stoßen bei Copilot-Integration an Grenzen. SharePoint hilft nur bedingt – Notebooks könnten hier ein passender Anwendungsfall sein.

Bonus: Angebotsgenerator möglich?

Sabines Frage zum Abschluss: Lässt sich mit Copilot ein Angebotsgenerator bauen, der automatisch auf Produkte, Artikelnummern und Bilder zugreift? Klare Antwort: Ja. Voraussetzung ist, dass die Informationen sauber in SharePoint oder OneDrive liegen und du den Prozess beschreiben kannst. Damit ist die Brücke zum nächsten Thema – Agents – schon geschlagen.

Zum Abschluss des dritten Copilot-Calls grenzt Tanja Förster Copilot- von Agent-Anwendungsfällen ab und gibt einen konkreten Ausblick auf die nächste Session zum Thema Agenten und Copilot Studio. Dirk fragt, was technisch nötig ist, um Copilot Studio nutzen zu können – Tanja erklärt URL, Lizenz und Test-Abo. Außerdem: ein Hinweis zur Terminplanung und die Bitte um Feedback zur Session.

Copilot oder Agent? Eine wichtige Abgrenzung

Wenn deine Informationen strukturiert in SharePoint oder OneDrive abliegen und du den Anwendungsfall klar beschreiben kannst, lassen sich darauf basierende Lösungen sehr gut bauen – etwa ein Angebotsgenerator. Das ist allerdings eher ein Agent-Fall als ein klassischer Copilot-Fall.

Die Unterscheidung verschwimmt zunehmend, lässt sich aber gut so fassen:

Agent: Du kannst den Ablauf konkret steuern und vorgeben, was in welcher Reihenfolge passiert.
Copilot: Entscheidet am Ende selbst, wie er an die Aufgabe herangeht.

Genau diese Themen werden in der nächsten Session vertieft, wenn es um Agenten geht.

Ausblick: Was du für Copilot Studio brauchst

Dirk fragt, was technisch nötig ist, um beim nächsten Mal mit Copilot Studio mitarbeiten zu können – bei ihm wird es links in der Navigation aktuell nicht angezeigt.

Installieren: Nichts. Du brauchst lediglich die passende URL, die Tanja im Chat teilt.

Lizenz: Wenn du die URL aufrufst, kann es sein, dass dort ein Hinweis erscheint, dass du ein anderes Abo benötigst. In diesem Fall lässt sich eine kostenlose Test-Lizenz buchen.

Timing-Tipp: Die Test-Lizenz hat aktuell faktisch kein hartes Ende – Tanja nutzt ihre seit Monaten ohne Deaktivierung. Trotzdem ihre Empfehlung: Wer nicht selbst schon vorab experimentieren möchte, aktiviert die Lizenz lieber erst Ende nächster Woche, da die nächste gemeinsame Session erst in zwei Wochen am Freitag stattfindet.

Feedback-Runde

Zum Abschluss bittet Tanja um kurzes Feedback aus der Gruppe:

War die Session in dieser Form passend?
Was hast du konkret mitgenommen?
Hat dir für deinen Bereich etwas gefehlt?

Diese Rückmeldungen fließen in die Gestaltung der nächsten Sessions ein.

Hier findest du die ungeschnittene Original-Aufzeichnung des kompletten Calls. Du kannst sie ansehen oder das vollständige Transkript herunterladen — der Link wird vom Team final gesetzt.

Diese Aufzeichnung enthält den gesamten Call ohne Schnitt — inklusive Begrüßung, Pausen, Q&A und Abschluss. Sie eignet sich als Backup oder zum Nachschlagen einzelner Stellen, die in den thematischen Segmenten oben nicht enthalten sind. Das vollständige Transkript ist als Textdatei verfügbar.