Microsoft Copilot – Tanja Förster

Microsoft Copilot – Tanja Förster

Dieser Trainingscall markiert den strategischen Einstieg der KI-Masterclass in das Microsoft-Ökosystem, mit einem klaren Fokus auf Microsoft 365 Copilot als produktivem KI-Begleiter im Unternehmenskontext. Ziel des Abends ist es, Orientierung zu geben, reale Einsatzszenarien zu zeigen und gleichzeitig ein realistisches Bild von Chancen und Grenzen zu vermitteln.

Einordnung & strategischer Rahmen

• Microsoft Copilot wird nicht als kurzfristiger Trend, sondern als zentraler Bestandteil der Microsoft-Strategie positioniert.
• Der Call dient als Auftakt für eine vertiefende Experten-Serie im zweiten Quartal, die das Microsoft-Ökosystem systematisch erschließen wird.
• Besonderer Fokus liegt auf der Integration von KI in bestehende Arbeitsprozesse, nicht auf isolierten Tool-Spielereien.

Datensicherheit & Compliance als Kernargument

• Microsoft Copilot arbeitet innerhalb der bestehenden Microsoft-365-Sicherheitsarchitektur.
• Unternehmensdaten bleiben im Tenant, werden nicht zum Training öffentlicher Modelle verwendet und unterliegen bestehenden Datenschutz-, Compliance- und Governance-Regeln.
• Die Kombination aus großen Sprachmodellen, Microsoft Graph (E-Mails, Dokumente, Termine) und Internetinformationen macht Copilot zu einem kontextsensitiven Assistenten – bei gleichzeitig kontrollierter Datenhoheit.

Copilot Chat – Work vs. Web

• Zentrale Unterscheidung zwischen:
  • Work-Modus: Zugriff auf interne Unternehmensdaten (SharePoint, OneDrive, Outlook, Teams).
  • Web-Modus: Öffentliche Informationen ohne Zugriff auf interne Daten.
• Klare Konsequenz: Berechtigungsstrukturen im SharePoint sind erfolgskritisch, da Copilot nur sieht, was der Nutzer sehen darf – aber eben auch alles, was er sehen darf.

Outlook – Produktivität & Schreibstil

• Copilot kann E-Mails im persönlichen Schreibstil verfassen, wenn dieser einmal analysiert und hinterlegt wurde.
• Analyse erfolgt auf Basis gesendeter E-Mails und wird als Schreibprofil in den Outlook-Einstellungen hinterlegt.
• Zusätzlich zeigt der Copilot:
  • Zusammenfassungen langer E-Mail-Threads
  • Priorisierung wichtiger Nachrichten
  • Automatische Terminplanung inklusive Agenda aus E-Mail-Verläufen
• Der integrierte E-Mail-Coach hilft, Tonalität, Klarheit und Wirkung zu verbessern – besonders in sensiblen oder emotionalen Situationen.

Teams – Meetings, Chats & Aufgaben

• Copilot erstellt aus aufgezeichneten Meetings:
  • Strukturierte Zusammenfassungen
  • Kapitel, Entscheidungen und To-dos
  • Persönliche Aufgabenfilter („Was ist meine Aufgabe?“)
• Auch lange Team-Chats können:
  • Zusammengefasst
  • In Aufgabenlisten mit Prioritäten überführt
  • In Loop-Pages weiterbearbeitet werden
• Voraussetzung für Qualität: saubere Meeting-Hygiene (klare Sprache, wenig Durcheinanderreden).

Word – Inhalte intelligent verknüpfen

• Copilot kann mehrere Dateien gleichzeitig nutzen (z. B. Angebote, Transkripte, Positionierungen).
• Typische Use Cases:
  • Angebotsvergleiche inklusive Tabellen & Empfehlungen
  • Automatische Erstellung neuer Inhalte aus bestehenden Dokumenten
  • Stilistische Überarbeitung einzelner Textpassagen per Klick
• Einschränkung: Excel-Dateien können nicht direkt als Quelle in Word genutzt werden (Stand Call-Zeitpunkt).

PowerPoint – Präsentationen aus Dokumenten

• Präsentationen lassen sich direkt aus Word-Dateien generieren, inklusive:
  • Struktur
  • Folientiteln
  • Speaker Notes
• Inhalte sind solide, Design bewusst generisch – gedacht als Startpunkt, nicht als finales Pitch-Deck.
• Kombination mit externen Tools (z. B. Gamma) wird bewusst thematisiert.

Excel – Analyse, Bereinigung & Insights

• Copilot erkennt:
  • Inkonsistenzen
  • Formatierungsfehler
  • Dubletten
• Besonders stark bei:
  • Tabellenanalyse
  • Formelerstellung
  • Trend- und Mustererkennung über mehrere Tabellenblätter
• Wichtige Voraussetzung: Daten müssen als „echte Tabellen“ formatiert sein.
• Teilweise noch inkonsistentes Verhalten (neue Dateien vs. direkte Bearbeitung) – Microsoft arbeitet sichtbar am Produkt.

Loop, Pages & Notebooks – die neue Zentrale

• Loop entwickelt sich zur zukunftsfähigen Klammer zwischen Word, Excel, Teams und Planner.
• Inhalte aus Chats, Meetings und Dokumenten lassen sich in dynamischen Seiten bündeln.
• Notebooks (vergleichbar mit NotebookLM) ermöglichen:
  • Datei-basierte Wissensräume
  • Audio-Zusammenfassungen
  • Dialogformate
• Einschätzung: Loop wird langfristig OneNote ablösen.

Erweiterungen & Enterprise-Perspektive

• Copilot existiert nicht nur für Office, sondern auch für:
  • Dynamics (ERP, CRM)
  • SQL-Datenbanken
  • Security & Compliance
• Jeder Copilot ist rollenspezifisch, leistungsstark – und kostenpflichtig.
• Echter Mehrwert entsteht erst durch:
  • saubere Datenstrukturen
  • klare Governance
  • Enablement der Mitarbeitenden

Zentrale Erkenntnis

Copilot ist kein magisches Tool, sondern ein Verstärker bestehender Strukturen.
Wer Ordnung, Klarheit und Prozesse hat, wird exponentiell produktiver.
Wer Chaos hat, bekommt schnelleres Chaos.

Zusammenfassung

Microsoft 365 Copilot wurde als sicherer, integrierter KI-Assistent im Unternehmenskontext vorgestellt. Der Call zeigte praxisnah Copilot-Einsatz in Outlook, Teams, Word, PowerPoint und Excel – inklusive Meeting-Zusammenfassungen, E-Mail-Coaching, Angebots- und Präsentationserstellung. Zentrale Erfolgsfaktoren sind Datenstruktur, Berechtigungen und Governance. Copilot verstärkt bestehende Prozesse und entfaltet seinen vollen Nutzen erst bei sauberer Organisation und klarer Nutzung.