Kundenworkshop – Heiko Ziegeler – 07.08.2024

1. Einführung und Zielsetzung

Ziel des Calls:

• Reflexion eines durchgeführten Workshops von Heiko, um Erkenntnisse für zukünftige Projekte zu gewinnen und Optimierungspotenziale zu identifizieren.
• Klärung, wie die Ergebnisse des Workshops für den Kunden erfolgreich genutzt werden können.

Teilnehmende:

• Heiko (Workshopleiter und Hauptmoderator).
• Weitere Teilnehmende: Sabine, Manuela, Thomas, Mike und Thorsten, die aus unterschiedlichen Perspektiven Feedback gegeben haben.

Rahmen:

• Strukturierte Reflexion mit definierten Schwerpunkten: Kundenkontext, Angebotsprozess, Workshop-Setting, Herausforderungen und Erkenntnisse.

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2. Kontext des analysierten Themas

Kunde:
Ein schnell wachsendes Unternehmen im Bereich Tiernahrung, das als Lohnfertiger für bekannte Marken tätig ist. Ziel: Umsatzziel von 4 Milliarden Euro in den nächsten Jahren.

Ausgangssituation:

• Massive Wachstumsdynamik und Zukäufe führen zu komplexen internen Prozessen.
• Produktentwicklung wird von einer Flut an internen und externen Anfragen dominiert.
• Interesse an KI zur Effizienzsteigerung, aber ein sehr niedriges Wissensniveau (Skala von 1 bis 2).

Workshop-Ziel:

• Identifikation und Priorisierung von KI-Anwendungsfällen, um Prozesse zu optimieren und klare nächste Schritte für das Team zu entwickeln.

Schlüsselfragen:

• Wie können konkrete Maßnahmen definiert werden, um die Kundenerwartungen zu erfüllen?
• Wie vermeidet man Überforderung und Unklarheit bei der Ableitung von Verantwortlichkeiten?

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3. Ablauf und Inhalte

Vorbereitung:

• Einsatz eines Fragebogens und Eins-zu-eins-Gesprächen, um Teilnehmer besser kennenzulernen und deren Perspektiven zu verstehen.
• Gute Vorbereitung, jedoch leichte Redundanzen bei den Fragen und fehlende Klarheit bei der Generik der Inhalte.

Workshop-Struktur:

1. Einführung & Erwartungsklärung: Aufbau eines gemeinsamen Verständnisses für KI und die Ziele des Tages.
2. Prozessanalyse: Darstellung der Produktentwicklungsprozesse, Identifikation von Schwachstellen und Optimierungspotenzialen.
3. Identifikation von Anwendungsfällen: Beschreibung konkreter Use Cases, Einordnung nach Nutzen und Aufwand.
4. Ausarbeitung des Canvas: Fokussierung auf Optimierung und Ableitung von Hausaufgaben.
5. Abschluss: Abschlussrunde mit der Frage „Wer macht was bis wann?“

Ergebnisse:

• Entwicklung von 17 Use Cases, die teilweise innovativ und überraschend waren.
• Horizonterweiterung der Teilnehmer hinsichtlich der Einsatzmöglichkeiten von KI.

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4. Herausforderungen und kritische Punkte

Schwierigkeiten:

• Abschlussphase: In der finalen „Wer macht was bis wann?“-Phase fehlte es an Klarheit und Vorstrukturierung. Teilnehmer fühlten sich teilweise überfordert, da ihnen unklar war, welche konkreten Schritte zu tun waren.
• Redundanzen: Die Ausarbeitung von Anwendungsfällen und der Optimierungs-Canvas überschneideten sich, was für einige Teilnehmer unnötig wirkte.
• Zeitdruck: Das straffe Zeitmanagement führte dazu, dass die Abschlussrunde hastig durchgeführt wurde.

Perspektiven der Beteiligten:

• Positives Feedback zur Wissensvermittlung und der Entwicklung neuer Use Cases.
• Kritik an fehlender Klarheit bei den nächsten Schritten und am Erwartungsmanagement.

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5. Erkenntnisse und Lerngeschenke

Positive Aspekte:

• Gelungenes Erwartungsmanagement während der Vorbereitung, insbesondere durch die Eins-zu-eins-Gespräche.
• Die Teilnehmer lobten die klare Struktur des Workshops und den Nutzen der entwickelten Use Cases.
• Drei Folgeangebote konnten aus dem Workshop abgeleitet werden, was den Erfolg zusätzlich unterstreicht.

Lernerfahrungen:

• Erwartungsmanagement: Im Vorfeld müssen Teilnehmer besser darauf vorbereitet werden, was im Workshop erarbeitet wird (Fokus auf „What“, nicht „How“).
• Redundanzen reduzieren: Klärung und Verschlankung der Arbeitsmethodik, um unnötige Wiederholungen zu vermeiden.
• Quantifizierung der Ergebnisse: Die Einbindung von Zahlen und ROI-Schätzungen stärkt die Relevanz der erarbeiteten Inhalte.

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6. Optimierungspotenziale

Konkrete Verbesserungsvorschläge:

• Abschlussphase: Einführung eines präziseren Canvas, der klare Verantwortlichkeiten und nächste Schritte definiert.
• Struktur: Weglassen redundanter Elemente (z. B. Dopplungen zwischen Anwendungsfallbeschreibung und Optimierungs-Canvas).
• Ergebnisfokus: Bereits im Workshop stärker auf konkrete Maßnahmen und nächste Schritte eingehen.

Praktische Umsetzung:

• Einführung eines „Reflektions-Calls“ nach dem Fragebogenprozess, um Erkenntnisse zu konsolidieren und die Agenda zu justieren.
• Standardisierung der Workshop-Materialien, um einen flüssigeren Ablauf zu gewährleisten.

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7. Fazit

Gesamteinschätzung:
Der Workshop war ein Erfolg und hat sowohl dem Kunden als auch Heiko wertvolle Erkenntnisse geliefert. Die Entwicklung neuer Use Cases und die Platzierung von drei Folgeangeboten bestätigen den Mehrwert. Dennoch gibt es Optimierungspotenzial bei der Struktur und Moderation, insbesondere in der Abschlussphase.

Zukünftige Anwendungen:

• Integration der Erkenntnisse in zukünftige Workshops, insbesondere bei der Arbeit mit unerfahrenen Kunden.
• Weiterentwicklung der Methodik, um Redundanzen zu vermeiden und klare Ergebnisse zu gewährleisten.

Schlussgedanke:
Ein starkes Beispiel für die Kombination aus strategischer Planung, methodischer Durchführung und gezielter Reflexion – der Workshop hat nicht nur dem Kunden geholfen, sondern auch wichtige Learnings für die zukünftige Arbeit geliefert.

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Kundenworkshop – Frank Petermann – 30.12.2024

Zusammenfassung des Trainingscalls

In diesem Trainingscall wurde das Konzept und die Durchführung eines zweistündigen Workshops zur Einführung in künstliche Intelligenz (KI), insbesondere ChatGPT, analysiert und optimiert. Der Workshop wurde von Frank durchgeführt, der seine Erfahrungen und Erkenntnisse teilte, während die Teilnehmergruppe Impulse und Verbesserungsvorschläge einbrachte. Hier die wichtigsten Inhalte und Learnings:

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1. Konzept des Workshops

• Thema und Zielgruppe:
  • Fokus: Einführung in die Grundlagen von KI mit ChatGPT.
  • Zielgruppe: Teilnehmer ohne Vorkenntnisse, die erstmalig mit KI in Kontakt kamen.
  • Ziel: Verständnis schaffen und die persönliche Nutzung von KI anstoßen.
• Inhalte:
  • Einführung in die Funktionsweise von KI.
  • Vorstellung der Benutzeroberfläche von ChatGPT sowie Account-Typen.
  • Schwerpunkt: Prompts (von einfachen bis zu komplexeren Beispielen).
  • Beispiele aus dem Alltag, z. B. Reiseplanung und Texterstellung.
• Ablauf:
  • Dauer: Zwei Stunden.
  • Eingesetztes Tool: Zoom.
  • Medienwechsel zwischen PowerPoint-Präsentation, Live-Demonstrationen in ChatGPT und Diskussionen.

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2. Herausforderungen und Learnings

• Herausforderungen:
  • Überforderung der Teilnehmer bei der theoretischen Erklärung von KI.
  • Fehlende Praxis und Interaktion.
  • Unterschiedliche Erwartungshaltungen und Vorkenntnisse der Teilnehmer.
  • Eingeschränkte Vorstellungskraft der Teilnehmer, wie sie KI für sich nutzen können.
• Erkenntnisse:
  • Grundlagen im Vorfeld klären: Theorie und technische Basics (z. B. Account-Erstellung, Navigation in ChatGPT) sollten durch ein Video vorab vermittelt werden, um die Workshop-Zeit optimal zu nutzen.
  • Interaktivität steigern: Mehr direkte Einbindung der Teilnehmer durch Methoden wie Ja/Nein-Fragen (z. B. durch Kamera-An-/Abschalten) oder Umfragen (z. B. Einschätzung des eigenen Wissensstands).
  • Zielgruppen-Analyse: Eine bessere Vorbereitung durch Abfragen der Bedürfnisse und Ziele der Teilnehmer im Vorfeld (z. B. „Was interessiert dich am meisten?“ oder „Welche Themen möchtest du vertiefen?“).
  • Kennenlernen und Vertrauen schaffen: Persönliche Einstiegsrunden, bei denen Teilnehmer sich vorstellen und ihre Ziele teilen, können den Einstieg erleichtern und die Dynamik im Workshop fördern.
  • Praxisbezug und Struktur: Praxisorientierte Blöcke mit klaren Zielen und aktivierenden Elementen sollten stärker in den Fokus rücken, z. B. gemeinsame Übungen direkt in ChatGPT.

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3. Verbesserungsvorschläge aus der Gruppe

• Vorbereitung und Struktur:
  • Einführungsvideo vorab bereitstellen, um Grundlagen zu vermitteln und eine Basis zu schaffen.
  • Erwartungsabfrage im Vorfeld durchführen, um den Workshop individuell an die Teilnehmer anzupassen.
• Interaktive Methoden:
  • Wechsel zwischen verschiedenen Medien (z. B. Präsentation, Live-Demos, interaktive Tools wie Miro).
  • Niedrigschwellige Interaktionen (z. B. Kamera-/Chat-Fragen, kurze Skalen-Abfragen).
  • Aktivierung durch gezielte Fragen wie: „Was müsste passieren, damit du aus einer 3 (auf einer Skala von 1–10) eine 4 wirst?“
• Zielgruppen-Orientierung:
  • Inhalte stärker auf die Bedürfnisse der Teilnehmer zuschneiden.
  • Flexibel mit Beispielen umgehen, die auf die Zielgruppe abgestimmt sind (z. B. Reiseplanung oder Business-Anwendungen).
• Motivation und Vertrauen:
  • Fokus auf das Aufzeigen persönlicher Vorteile der KI-Nutzung.
  • Einfache, praxisnahe Einstiegsübungen, um erste Erfolgserlebnisse zu schaffen.

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4. Fazit und nächste Schritte

Frank konnte bereits viele gute Ansätze umsetzen, wie den Medienwechsel und die Live-Demonstration. Die wichtigsten Erkenntnisse, die er mitnimmt, umfassen:

• Eine verbesserte Vorbereitung durch Vorab-Material und Teilnehmer-Abfragen.
• Stärkere Aktivierung der Teilnehmer und mehr Interaktionsmöglichkeiten.
• Mehr Praxisanteile und weniger Theorie im Workshop.
• Zielgerichtete Inhalte, die auf die Bedürfnisse und Interessen der Teilnehmer abgestimmt sind.

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Dieser Trainingscall zeigt auf, wie wichtig eine klare Zielgruppenorientierung, Interaktivität und Vorbereitung sind, um Workshops noch effektiver und dynamischer zu gestalten. Franks Ansatz wird mit den gesammelten Impulsen sicher weiter an Tiefe und Wirkung gewinnen.

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21.01.2025 – Online-Workshop mit Boehringer Ingelheim – Debriefing

Zusammenfassung des Calls: Erkenntnisse und Learnings aus einem Online-Workshop

In diesem Abschnitt wurde ein Online-Event reflektiert, das zuvor stattfand. Der Fokus lag auf den Erfahrungen der Teilnehmer, den Herausforderungen bei der Organisation sowie den zentralen Learnings für zukünftige Formate. Nachfolgend die wichtigsten Punkte aus der Diskussion:

1. Struktur und Vorbereitung des Events

• Hoher Aufwand und Planung: Die Teilnehmer hoben hervor, wie viel Struktur, Vorbereitung und Gedankenschmalz notwendig waren, um ein so professionelles Event durchzuführen. Besonders beeindruckend war die Fähigkeit, technische Stolperfallen zu umgehen und ein reibungsloses Barcamp-Format online umzusetzen.
• Mut und Flexibilität: Die Durchführung eines solchen Events birgt Risiken, da viele Faktoren schiefgehen könnten. Trotzdem wurde es mit hoher Professionalität und Flexibilität gemeistert.

2. Feedback der Teilnehmer

• Positive Rückmeldungen:
  • Die klare Struktur und die Organisation des Events wurden gelobt.
  • Besonders das Barcamp-Format, das viele noch nicht in dieser Form online erlebt hatten, wurde als innovativ wahrgenommen.
• Verbesserungsvorschläge:
  • Eine präzisere Einführung in das Event wäre hilfreich gewesen, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer von Anfang an genau verstehen, worum es geht und was sie erwartet.
  • Bei so eng getakteten Formaten (nur 15 Minuten pro Slot) wäre es wichtig, die Speaker vorab stärker zu briefen, um zielgerichtetere und effektivere Präsentationen sicherzustellen.

3. Learnings für die Zukunft

• Milestones als Entwicklungsstufen:
  • Es wurde betont, wie wichtig es ist, sich kontinuierlich „Bühnen“ und Meilensteine zu schaffen, um Erfahrungen zu sammeln und sich schrittweise zu professionalisieren. Jede Bühne – ob groß oder klein – trägt dazu bei, neue Fähigkeiten zu entwickeln und Routine zu erlangen.
  • Die bisherigen Erfahrungen aus Formaten wie dem KI-Café haben wesentlich dazu beigetragen, die technischen und inhaltlichen Herausforderungen im Event souverän zu bewältigen.
• Professionalisierung und Wertsteigerung:
  • Das Event wurde kostenlos angeboten, um Erfahrungen zu sammeln und das eigene Know-how einem breiten Publikum zu präsentieren. Die gewonnenen Erkenntnisse sollen künftig dazu genutzt werden, ähnliche Formate kostenpflichtig und auf noch höherem Niveau anzubieten.
  • Ziel ist es, Events für Unternehmen und größere Organisationen durchzuführen, die bereit sind, angemessene Honorare für qualitativ hochwertige Veranstaltungen zu zahlen.

4. Key Messages an die Teilnehmer

• Wiederholung und Übung sind entscheidend: Die Fingerfertigkeit, die in solchen Events benötigt wird, entsteht durch wiederholte Praxis. Jede Erfahrung – egal wie groß die Bühne ist – bereitet auf größere und professionellere Herausforderungen vor.
• Mut zu neuen Formaten: Auch wenn ein Format neu oder herausfordernd ist, sollte man es wagen und auf die eigenen Erfahrungen und Kompetenzen zurückgreifen.
• Schrittweise Weiterentwicklung: Es ist wichtig, immer nur eine neue Herausforderung hinzuzufügen, anstatt alles gleichzeitig neu zu machen. Dieser Ansatz ermöglicht nachhaltiges Wachstum.

5. Fazit: Erfolgreiches Event mit Entwicklungspotenzial

Das Online-Event war ein erfolgreicher Meilenstein, bei dem sich die bisherigen Erfahrungen und Kompetenzen des Teams ausgezahlt haben. Die Teilnehmer konnten wertvolle Erkenntnisse gewinnen, sowohl inhaltlich als auch methodisch. Die Reflexion und das Feedback aus dem Event liefern wichtige Ansatzpunkte, um zukünftige Formate weiter zu verbessern und auf ein noch professionelleres Niveau zu heben.